Преимущества на електронно(интернет) издаване на документи пред традиционното такова
В България има регистрирани хиляди счетоводни къщи, което прави избора на такава една нелека задача. Те се различават по множество показатели като брой персонал, цени на обслужване, начин на работа и т.н.
Една от основните разлики е начина на работа на счетоводните къщи. С развитието на технологиите се появи възможността за електронното счетоводство. То се заключва предимно в това, че вместо издаването на документите да става писане на ръка, дава възможност да се използва софтуер за счетоводните нужди на дадена фирма. Много фирми предпочетоха да използват точно електронното счетоводство, но и много други не са готови да му се доверят все още.
Въпреки, че двата начина на счетоводно обслужване имат една и съща крайна цел, те се различават коренно по някой техни елементи. Тука ще разгледам основните разлики при издаването на документи при двата вида обслужване.
-
Скорост на издаване на документи.
-
При електронното счетоводство документите се издават посредством наличния софтуер като номерата на фактурите, контрагентите, номенклатурите и други са предварително зададени като база данни и няма нужда да се попълват изцяло при издаването на всяка фактура.
-
При традиционното счетоводство – документите се издават от кочани с фактури(книжни) и цялата информация се попълва при всяко издаване на документ.
2. Начин на съхранение на документите.
-
При електронното счетоводство документите се съхраняват в база данни, до която потребителят има постоянен достъп.
-
При традиционното счетоводство документите се съхраняват на книжен носител.
3. Естетически вид на документа
-
Счетоводните програми, ориентирани към крайните потребители, дават възможност за импортиране на лого на фирмата ползвател в издаваните от тях документи.
-
Книжните фактури нямат тази възможност.
4. Начина на получаване на документите от обслужващата счетоводна къща.
-
Повечето счетоводни програми дават възможност за синхрон на информацията между клиента и обслужващата фирма. Документите се прехвърлят към счетоводната къща посредством архив или се виждат автоматично според вида на програмата.
-
Книжните копия трябва да бъдат занесени на счетоводната къща, или сканирани и изпратени по електронна поща.
5. Възможност за корекции по документите.
-
Счетоводните програми дават възможност за корекция на всички издадени документи през тях преди тяхното окончателно осчетоводяване.
-
При книжните носители след гешка документа трябва да се анулира и да се издаде фактура със следващ пореден номер.
6. Намиране на документи.
-
Повечето счетоводни система дават възможността за търсене на даден документ по различни критерии – номер на фактура, контрагент, номенклатура, дата и др.
-
При книжните кочани търсенето е ръчно.
Електронното счетоводство има множество други преимущества пред традиционното. Някои от тях са сигурността на съхранение на данните, базите данни, автоматизираното осчетоводяване на част от документите и други.
