Как да изберем подходящ хотел за конференция в София?

Как да изберем конферентна зала за мероприятие?

Изборът на конферентна зала за събитие е един дълъг и сложен процес. Когато трябва да се спрем на дадена локация за предстоящата фирмена среща или коктейл за партньори освен бюджета има редица фактори, с които трябва да се съобразим така че то да постигне необходимия ефект и резултат. Като вземем под внимание, че обикновено всеки път присъстват различен брой участници, които пристигат понякога от доста отдалечени места, трябва да се съобразим със следните фактори:

1. Подходяща ли е локацията точно за този вид мероприятие, което планираме да организираме?

  • Отговаря ли локацията на нашият корпоративен имидж;
  • Ще създаде ли правилната нагласа в присъстващите;
  • Добре ли ще бъде тя точно за този вид аудитория, която сме поканили;
  • Ще помогне ли по някакъв начин персонала обслужващ дадена локация за доброто възприемане на нашият продукт от страна на клиентите.

 2. Разположение на конферентната зала

  • Лесно ли е достъпно мястото, за всички гости. Обикновено голяма част от участниците в събития пристигат с различен вид транспорт и ние трябва да проверим дали предпочитаната от нас локация е разположена до близки спирки на градски транспорт, метро, летище и т.н;
  • В случай, че организираме международно конференция е добре за изберем хотел в центъра на града, където се намират по-голямата част от туристическите атракции. Ако избирате хотел с конферентни зали в София, се спрете на такъв в историческия център, защото така ще бъде по лесно за всички ваши гости да разгледат забележителностите на столицата в свободното им време;
  • Изберете мястото  за събитие да бъде на достатъчно тихо място, в добър район, който не е притеснителен за чуждестранните гости;
  • Ако мястото на провеждане не се намира в хотел, изберете в близост места за настаняване, които ще можете да предложите като вариант на участниците от други градове.

3. Свободни дати за наемане на конферентната зала

  • Свободна ли е желаната от нас дата. Ако е ангажирана за друго събитие може да попитате дали има възможност да я наемете за съседна;
  • Каква в политиката за промяна на направена резервация. Представителите на хотела биха ли били гъвкави, в случай че се наложи промяна на резервирания предварително период;
  • В какъв размер би била неустойката в случай, че се наложи да откажете резервацията на конферентната зала и в какъв срок има възможност да се случи това.

4. Размери на конферентната зала

  • Какъв е максималният и какъв е препоръчителния капацитет на залата;
  • Има ли на разположение допълнителни зали, в случай че е необходимо да разделите участниците на работни групи;
  • Залите за конференции разполагат ли с колони. Наличието на такива би възпрепятствало гледката към лекторите.
  • Позволява ли разположението на залата в самия хотел нормален достъп за всички участници. Проверете с колко асансьора и стълбище е свързана тя с фоайето на хотела.

5. Удобства на конферентната зала

  • Предлага ли се необходимото за вас техническо оборудване /озвучаване, мултимедия, екран, флипчарт, бяла дъска и др./;
  • Има ли наличен безжичен достъп до интернет и безплатен ли е той за всички посетители;
  • Предлагат ли се фотокопирни услуги, секретарски услуги, изработка на баджове и настолни табелки с имената на участниците;
  • Предоставя ли се кетъринг и възможно ли е да ползвате осигурен от вас чрез външна кетъринг фирма;
  • Разполага ли локацията с достатъчно места за паркиране;
  • Конферентните зали разполагат ли с дневна светлина и климатична система с индивидуален контрол за управление на температурата;
  • Разполага ли локацията със спортни и развлекателни съоръжения като фитнес, басейн, зала за игри и др;
  • До колко места за настаняване максимално могат да бъдат осигурени на получената от вас преференциална цена за настаняване‘

6. Цени за наем на конферентната зала и кетъринга

  • Наемите на конферентните зали варират в големи граници. Първоначално можете да се ориентирате от категорията на хотелите;
  • Съвпада ли предложената оферта с бюджета, който е предвиден от вас за организация;
  • Какви цени се предлагат за кетъринг – възможно ли е да получите пакетна цена? Обикновено при тези условия бихте получили по-добри условия;
  • Предлагат ли се отстъпки, в случай че участниците са над даден брой или мероприятието продължи повече от 1 ден;
  • Подлежат ли цените на допълнително договаряне, в случай че те не отговарят на вашето очакване;
  • Има ли скрити такси, които не са включени в офертата. Цените включват ли всички данъци и такси;
  • Кога се изисква плащането? Необходимо ли да се преведат пари авансово и в какъв срок?

На много от тези въпроси можете да намерите отговори, в случай че посетите уеб сайта на локацията. Ако решите да направите резервация за хотел с конферентни зали в София, който не сте използвали до момента, попитайте ваши близки или партньори за мнение или препоръка, за да разберете какъв е бил техния опит. Ако конференцията е с особена важност за вас,  посетете избраната от вас конферентна зала предварително, за да добиете лични впечатления от нея.

Отделете необходимото време внимателно, защото неправилния избор на събитийно място има вероятно да провали вашето мероприятие и всички положени усилия и отделено време за него.

HTML код на статия

Автор: eagleman


VN:F [1.9.18_1163]
Рейтинг: 0.0 от 6 звезди. (от 0 гласа)

Напиши коментар